Het is weer tijd! In het eerste kwartaal van 2020 moeten de WBSO-uren en eventuele kosten en uitgaven ten behoeve van WBSO-projecten uit 2019 gemeld worden. Gelijktijdig kunt u de BSN’s van de R&D-medewerkers uit 2019 melden. Heeft u gebruik gemaakt van de WBSO in 2019? Dan ontvangt u spoedig een brief van de RVO over de meldingsplicht én een activatiecode om online de melding te doen.

Inhoud WBSO-administratie

De WBSO-administratie bestaat uit projectadministratie, urenregistratie en eventueel een administratie van kosten en uitgaven:

• De projectadministratie geeft de aard, inhoud en voortgang van het project weer. Dit kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen, berekeningen etc. Voor programmatuurproject kunt u denken aan versiebeheersystemen en issuetracking-systemen. Voorzie alle documenten van een datum en de naam van de opsteller.
• Uit de urenregistratie blijkt het aantal uren dat per medewerker per dag aan het WBSO-project is besteed. Zorg ervoor dat de WBSO-urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie. Zie hieronder een voorbeeld van een urenstaat.
• Indien u heeft gekozen voor het forfaitaire bedrag dan hoeft u voor kosten en uitgaven geen aparte administratie bij te houden. Heeft u gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, dan bent u verplicht om een administratie bij te houden die inzicht geeft in de kosten en uitgaven en daaraan verbonden betalingen. Hieruit moet ook blijken dat de kosten en uitgaven (uitsluitend) dienstbaar en direct toerekenbaar zijn aan het goedgekeurde en verrichte WBSO-project en deze kosten en uitgaven ook aangevraagd zijn. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit documenten zoals offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en betaalbewijzen.

Melding WBSO 2019

Jaarlijks bent u verplicht om de gerealiseerde uren en eventueel kosten en uitgaven bij de RVO te melden. Daarvoor krijgt u van de RVO in januari/februari een brief toegezonden met daarin een activatiecode. Uiterlijk 31 maart 2020 doet u deze mededeling. Heeft u alle opgegeven uren (en kosten) gerealiseerd, dan gebeurt er niks. Als het totaal van de gerealiseerde S&O-uren en/of het totaal van de gemaakte kosten en uitgaven lager is dan is toegekend, dan ontvangt u een correctiebeschikking.

Meld ook gelijk de BSN’s van de R&D-medewerkers die uren hebben geregistreerd op de WBSO-projecten. Het volgende kalenderjaar (2021) wordt het WBSO-uurloon namelijk op de werkelijke loonkosten van de R&D-medewerkers uit 2019 gebaseerd.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over een goede WBSO-administratie of kunt u wel wat hulp gebruiken bij het optuigen van een dergelijke administratie? Vraag bij ons dan het informatiepakket op.

Wij helpen u graag met het indienen van de WBSO-melding 2019. Neem hiervoor contact met ons op.